Symbol BV > 9 - White Papers > 5S werkplekorganisatie: de basis voor continu verbeteren

5S werkplekorganisatie: de basis voor continu verbeteren

5S gaat over het slim organiseren van de werkomgeving en werkzaamheden. Deze aanpak draagt bij aan een doelmatige, professionele en veilige werkomgeving. Het is de basis voor het creëren van een cultuur van continu verbeteren. De manier waarop we ‘dingen’ plaatsen en de werkplek organiseren kan verspilling beter zichtbaar maken. Met dingen bedoelen we eindproducten, onderhanden werk, onderdelen, materialen, werkstations, stoelen, containers, verpakkingsmaterialen, verschillende tools en documenten etc. Een verkeerde manier van aanbieden van onderdelen of verkeerde plaatsing van tools geeft vaak verspilling in de vorm van beweging, zoeken, defecte producten en onveilige situaties.

Goed georganiseerde werkomgeving als fundament

In de automotive industrie is het zelfs gebruikelijk dat de klant een 5S audit uitvoert. De filosofie is dat als je de simpele zaken niet kunt regelen ook niet in staat bent hoogwaardige producten maken. Een goed georganiseerde werkomgeving levert een essentiële bijdrage aan het fundament van de organisatie. De staat van de werkplek/vloer is ‘de spiegel’ van de organisatie. Als de omgeving goed georganiseerd is, geeft dat een positieve weergave van de aandacht die de organisatie heeft voor de klant, het product en de medewerkers.

5S georganiseerde werkomgeving

Het 5S programma bestaat uit 5 stappen:

  • Scheiden: geen onnodige dingen op de werkplek.
  • Schikken: alles heeft een vaste plek.
  • Schoonmaken: voortdurend zorgen voor een nette en geordende werkplek.
  • Standaardiseren: visuele afspraken maken, procedures en regelingen vastleggen.
  • Standhouden: borgen van standaarden en discipline.

Waaraan herken je een 5S omgeving?

  • De bureaus zijn leeg aan het eind van iedere werkdag.
  • Alle locaties in kasten zijn aangeduid met stickers.
  • Op de vloeren van productie en magazijnen zijn lijnen getrokken en er is
    aangegeven wat waar moet staan.
  • Snoeren zijn netjes weggewerkt.
  • Alle veiligheidsaspecten zijn goed ingevuld.
  • Gereedschappen hangen op de schaduwborden.
  • Werkplekken zijn overzichtelijk ingeruimd.
  • Er ligt niet meer voorraad dan strikt noodzakelijk.
  • De resultaten van het werk zijn visueel weergegeven en zich tbaar op de werkplek.
  • Standaard werkwijzen zijn helder (visueel) weergegeven.
5S Schaduwborden

5S Schaduwborden

5S Georganiseerde werkplek

5S Georganiseerde werkplek

 

Hoe pak je 5S nu op?

Aanbeveling is om te beginnen met het in kaart te brengen van de huidige situatie en het beschrijven van de beoogde situatie, het doel, samen met het Management Team en betrokken medewerkers. De randvoorwaarden, waaraan de ‘beoogde situatie’ van de werkvloer moet voldoen, worden opgesteld.

5S Randvoorwaarden

5S Randvoorwaarden

Afhankelijk van de huidige situatie kan een pilot worden gestart. De uitvoering dient natuurlijk door de medewerkers worden gedaan, waarbij een ervaren Lean Facilitator het team coacht en begeleidt. Aan het begin van het traject wordt een korte introductietraining over 5S gegeven. Daarna worden hands-on 5S sessies op werkplek/vloer georganiseerd waarin de vijf stappen van 5S worden doorlopen.

Het aanstellen van één of meerdere 5S coördinatoren draagt bij aan het succesvol implementeren van 5S. Zijn taken zijn:

  • Uitdragen van de 5S filosofie
  • Aanspreekpunt voor 5S acties
  • Ontwerpen, bewaken van de standaard
  • Bijhouden van 5S bord, leiden van bordoverleg
  • Initiëren en begeleiden van verbetervoorstellen
  • Opstellen auditplan, toezien op uitvoering en rapportage aan MT

Verantwoordelijkheden 5S coördinator:

  • Bewaken van het proces zoals opgeleverd door MT en lean faciltator
  • Kennis van 5S op peil houden

Bevoegdheden 5S coördinator:

  • Accorderen wijzigingen van 5S standaarden

De procesverantwoordelijken, de zogenaamde “5S- coördinatoren”, worden door de Lean Facilitator getraind, gecoacht en begeleid gedurende het project.

Een simpele en effectieve methode om 5S goed te communiceren is het wekelijkse 5S-bordoverleg geleid door de 5S coördinator.

Afdelingsoverleg Flos bij het 5S bord

Afdelingsoverleg bij het 5S bord

5S Verbeterbord

5S Verbeterbord

 

Doorloop alle 5S stappen

Elk proces of activiteit vraagt om 5S maatwerk waarbij alle stappen doorlopen dienen te worden.

S1-Scheiden:
In deze stap wordt onderscheid gemaakt tussen de noodzakelijke en overbodige zaken op de werkvloer. De overbodige zaken worden verwijderd (onderdelen, gereedschappen, dossiers)

S2-Schikken:
Beslis samen wat de juiste plaats is voor de noodzakelijke zaken. Op basis van gebruiksfrequentie wordt van alles bepaald hoeveel er nodig is en waar. Zaken die je vaak gebruikt draag je bij je (mits ergonomisch toelaatbaar), zaken die je minder vaak gebruikt mogen verder weg liggen. Gereedschap voor machines worden opgehangen op een schaduwbord. Maak gebruik van markeringen, labels, en kleurcodering (hou rekening met veiligheid norm NEN 3011).

S3-Schoonmaken:
Schoonmaken is een vorm van inspectie. Verwijder rommel, stof, vuil en afval. Zorg dat gereedschappen, apparatuur en de werkplek schoon zijn. Het zal duidelijk zijn dat aan schoonmaken andere eisen worden gesteld bij een schilderwerkplek dan bij een werkplek waar elektrische printplaten worden gemonteerd. Veel bedrijven besteden het schoonmaken van de werkplek en machines uit. Dit draagt echter niet bij aan een actief eigenaarschap van de medewerker voor die werkplek of  machine. Schoonmaken is ook meer dan een doekje erover halen. Het gaat ook om het inspecteren van de werkplek of machine waarbij de zintuigen zien, horen, ruiken en voelen worden gebruikt om gebreken in een vroeg stadium te signaleren en zo erger te voorkomen. Denk bijvoorbeeld aan een pneumatische slang die vol zit met stof waardoor niet te zien is dat deze poreus en aan vervanging toe is. Belangrijk in deze stap is het elimineren van de oorzaak van de vervuiling.

S4-Standaardiseren:
Standaardiseren betekent afspraken maken dat iedereen op een bepaalde manier werkt. Zonder deze stap is al het werk overbodig. Standaarden werken vaak niet omdat ze te complex, te lang of verouderd zijn omdat ze toch niet worden gehandhaafd of getoetst. Maak ze visueel zodat het in een oogopslag duidelijk is (wordt vaak al toegepast in S2).

S5-Standhouden:
Werk volgens de normen, train iedereen en evalueer regelmatig. Veel bedrijven gebruiken een audit lijst waarbij het resultaat wordt weergegeven in een radar grafiek. Deze methode is nogal subjectief en afhankelijk van de personen die de auditronde lopen. Daarnaast benadrukt het de afwijkingen: de zaken die niet goed zijn. Beter is het om ook goede zaken te belichten en tijdens de audits per deelgebied steeds twee foto’s van goede en twee foto’s van afwijkende zaken te maken en daarnaast te controleren of de checklists up-to-date zijn.

De 5S Audits en evaluaties

Uiteindelijk doel is dat iedereen, van werkvloer tot management, deel neemt in het 5S auditteam. Hierdoor krijg je een goede kruisbestuiving. Elk auditteam heeft zo zijn eigen inzichten. Door resultaten te delen met de hele organisatie, waarbij steeds wordt teruggegrepen naar de randvoorwaarden en het fundament, houdt je iedereen scherp en op de juiste koers.

Na de pilot is het zinvol om 5S te evalueren met de medewerkers en het management. Waar lopen de medewerkers nog tegenaan? Voldoet het werken volgens standaarden aan de verwachtingen? Worden de audits goed uitgevoerd en wat komt daar uit? Is 5S onderdeel van dagelijkse activiteiten?

Is het 5S proces ingebed en discipline en cultuur aanwezig, dan kan de verantwoordelijkheid voor het handhaven van 5S worden overgedragen aan de resultaatverantwoordelijke. Het projectteam kan worden ontbonden (vier wel het succes!). De verdere uitrol kan in gang worden gezet.

Tips voor organisaties

Tips voor andere organisaties die 5S als onderdeel van het continu verbeteren willen implementeren:

  • Wat wil je bereiken, stel dus je doel en randvoorwaarden op;
  • Pak het organisatie breed op, 5S is een afspiegeling van de hele organisatie;
  • Ga de sessies en de opvolging echt doen; geen tijd betekent geen prioriteit
  • Communiceer goed en voldoende, houdt iedereen op de hoogte, evalueer en informeer.
  • Management team heeft een voorbeeldfunctie, acteer als zodanig
  • Door het aanstellen van 5S coördinatoren geeft het bedrijf medewerkers de mogelijkheid zich te ontwikkelen

Auteur: Alfons ten Tije

TRAINER & CONSULTANT
LEAN SIX SIGMA BLACK BELT & LEAN FACILITATOR

Als Lean Facilitator begeleid ik bedrijven in het bereiken van ‘Operational Excellence’. Het op tijd leveren op het vereiste kwaliteitsniveau en tegen de laagste kosten van producten die voldoen aan de verwachtingen van de klant. Ik train en coach mensen op de werkvloer en begeleid tevens het management bij het transformeren van de werkvloer naar een Lean omgeving.

Daarnaast verzorg ik de Lean Six Sigma Orange Belt en Green Belt training, Lean simulaties, Lean Manufacturing trainingen en TPM trainingen.

Mijn sterke kant is het vertalen van de theorie naar de werkvloer. Het doel is hierbij om mensen te enthousiasmeren en actief te betrekken bij het uitvoeren van verbeterprogramma’s.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Symbol BV
info@symbolbv.nl


Site en linkbuilding door Webton

Palatijn 14
7521 PN Enschede
T 053 20 30 240
F 053 20 30 241

Maanlander 14
3824 MP Amersfoort
T 033 20 30 200

Nieuwsbrief